ماده 1 - در دادسرای هر شهرستان دفتر سجل قضائی تشکیل و مستقر می شود. مسؤول این دفتر از میان قضات دادسرای عمومی و انقلاب به انتخاب دادستان و با تأیید و پیشنهاد مدیرکل عفو و بخشودگی و سجل قضایی از سوی رییس قوه قضائیه، منصوب خواهدشد. این دفتر در انجام تکالیف خود به شرح مواد آتی تابع اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی است و دادستان بر نحوه انجام وظیفه آن نظارت دارد.
تبصره 1 - این دفتر مستخرجه امور ذکر شده در ماده 3 را در مورد کسانی که شناسنامه آنان در آن شهرستان صادر شده جمع آوری و حفظ خواهدنمود.
تبصره 2 - در دادگاههای عمومی بخش، ورقه های سجل قضائی به وسیله رئیس یا دادرس علی البدل تنظیم و به دفتر سجل قضائی دادسرای عمومی و انقلاب شهرستانی که بخش مذکور تابع آنست ارسال می شود.
ماده 2 - مستخرجه احکام و تصمیمات مربوط به اشخاص زیر در اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی واقع در تهران نگاهداری می شود:
1 - اشخاصی که شناسنامه آنها در کشور ایران صادرشده باشد؛
2 - اتباع ایرانی که شناسنامه آنان در کشورهای بیگانه صادر شده است؛
3 - اشخاصی که صدور شناسنامه آنها معلوم نیست؛
4 - اتباع کشورهای بیگانه ساکن ایران؛
5 - اشخاصی که تابعیت معینی ندارند و در خارج از ایران متولد شده اند، هر چند که پس از آن تابعیت ایران را تحصیل کرده باشند.
تبصره - احکام مقامات قضائی کشورهای بیگانه راجع به محکومیت اتباع ایرانی یا محکومیت کسانی که پیش از این تابعیت ایران را داشته اند و یا بیگانگان و یا کسانی که تابعیت معینی ندارند و در خاک ایران مقیم هستند، در صورتی در برگ سجل قضائی قید می شود که موضوع محکومیت، به موجب قانون ایران، بزه شناخته شده باشد.
ماده 3 - سجل قضائی چهار نوع است: کیفری، مدنی، بازرگانی و اداری که موارد زیر بطور اختصار در آن درج می شود:
الف - در امور کیفری:
1 - محکومیت های کیفری قطعی و قابل اجراء و تاریخ شروع و ختم آن ها و احکامی که در نتیجه اعاده دادرسی، آزادی مشروط یا تعلیق اجرای مجازات به ترتیب، احکام محکومیت را الغاء یا منتفی کرده است؛
2 - حکم لغو تعلیق اجرای مجازات و حکم اجرای بقیه محکومیت بلحاظ تخلف از ترتیبات و شرایط آزادی مشروط؛ (موضوع تبصره ماده 29 و تبصره 3 ماده 38 قانون مجازات اسلامی مصوب سال 1370).
3 - تصمیم مربوط به اعاده حیثیت و عفو عمومی یا بخشودگی و تخفیف و تبدیل کیفر.
ب - در امور مدنی:
احکام قطعی راجع به اعلام حجر یا رفع حجر.
ج - در امور بازرگانی:
احکام ورشکستگی تاجر و احکام مربوط به قرارداد ارفاقی و احکامی که حکم ورشکستگی را گسیخته و یا به ورشکسته اعاده حیثیت می دهد.
د - در امور اداری:
1 - تصمیمات قطعی اداری راجع به اخراج بیگانه از کشور و الغاء آن؛
2 - سلب تابعیت ایرانی از بیگانگانی که تابعیت ایران را تحصیل کرده اند و کسانی که ایرانی الاصل هستند؛
3 - محکومیت به انفصال دایم از خدمات دولتی و دستگاههای مشمول قانون رسیدگی به تخلفات اداری، در دادگاههای عمومی و انقلاب، نظامی، ویژه روحانیت، تجدیدنظر، دادگاه و محکمه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور و هیأتهای رسیدگی به تخلفات اداری و محرومیت از تصدی سمتهای خاص و مدیریتی و محکومیت به اخراج از دستگاه متبوع.
ماده 4 - برگ سجل قضائی پس از انقضاء 70 سال از تاریخ ولادت شخصی که سجل قضائی به نام او صادر شده یا پس از اطلاع رسمی از مرگ او از میان برده می شود و مراتب در دفتر سجل قضائی مربوط نیز قید می گردد.
ماده 5 - برای افراد کمتر از 18 سال که محکومیت کیفری پیدا می کنند برگ سجل قضایی تنظیم نخواهدشد.
ماده 6 - محکومیت محکومانی که مورد عفو و بخشودگی قرار می گیرند در صورتی که زوال آثار محکومیت به مجازات در عفو تصریح شده باشد، از سجل قضایی آنان محو می شود.
ماده 7 - هر کس می تواند از برگ سجل قضائی مربوط به خود بدون ذکر دلیل رونوشت بخواهد.
ماده 8 - برگهای سجل قضائی بر دو قسم است. برگ شماره 1 و برگ شماره 2.
ماده 9 - در برگ شماره 1 باید مستخرجه احکام و تصمیم های ذکرشده در ماده 3 در ظرف مدت 15 روز از تاریخ قطعیت حکم و تصمیم قید شود این مستخرجه شامل نکات زیر خواهدبود:
1 - نام و نام خانوادگی محکوم و همچنین نام و نام خانوادگی پدر و مادر او؛ در صورتی که محکوم زن و از نام خانوادگی همسر خود استفاده کرده باشد نام خانوادگی زمان دوشیزگی و در صورت امکان عکس وی؛
2 - کد ملی و شماره شناسنامه و تاریخ و محل صدور آن و شماره گذرنامه و هویت غیرواقعی یا اسم مستعار شخص محکوم.
3 - تاریخ و محل تولد محکوم.
4 - محل اقامت دائمی یا موقتی او.
5 - تأهل و تعداد اولاد او.
6 - شغل محکوم.
7 - تابعیت او.
8 - علامات مشخصه محکوم؛
9 - موضوع حکم یا تصمیم؛
10 - تاریخ عملی که منجر به صدور حکم یا تصمیم شده با قید روز، ماه و سال؛
11 - شماره و تاریخ حکم یا تصمیم؛
12 - دادگاه یا مقام صادرکننده حکم یا تصمیم؛
13 - تصریح به قطعیت حکم یا تصمیم؛
14 - مواد قانونی که مستند حکم یا تصمیم واقع شده است؛
15 - مدت حبس و میزان جزای نقدی و محرومیت از تمام یا برخی از حقوق اجتماعی و در صورت تعلیق کیفر این نکته نیز باید قید شود؛
16 - ذکر احتساب یا عدم احتساب مدت بازداشت در حکم محکومیت؛
17 - تاریخ شروع و ختم اجرای کیفر؛
18 - تغییراتی که در شناسنامه ذکر شده است؛
تبصره - چنانچه به هر طریق احکام قطعیت یافته موجب تبرئه متهم گردد از سجل قضایی متهم حذف می گردد.
ماده 10 - مدیران دفاتر دادگاهها در امور کیفری، مدنی، بازرگانی و مسؤول هماهنگی هیأتهای بدوی رسیدگی به تخلفات اداری مکلفند از برگ شماره 1 چهار نسخه تهیه نمایند و به دفتر سجل قضائی مربوط ارسال دارند که یک نسخه در همان محل بایگانی و یک نسخه به دفتر سجل قضائی محل صدور شناسنامه محکوم و یک نسخه به اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی در تهران و یک نسخه به اداره تشخیص هویت مرکز استان محل صدور شناسنامه محکوم ارسال گردد.
ماده 11 - هرگاه معلوم شود که شناسنامه از محلی که اعلام شده، صادر نشده است، برگ سجل قضائی، به دفتر سجل قضائی ارسال کننده اعاده می گردد تا نسبت به تعیین محل صدور شناسنامه محکوم، تحقیق و بررسی بیشتری بعمل آید، در صورت حصول نتیجه، برگ سجل قضائی به دفتر سجل قضائی مربوط ارسال و اگر تحقیقات به نتیجه نرسیده برگ ذکر شده به اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی در تهران فرستاده می شود و صدور گواهی عدم سوءپیشینه برای این گونه افراد، منوط به احراز هویت واقعی آنان خواهدبود، تحقیق و بررسی در این خصوص به عهده اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی است.
ماده 12 - در مواردی که محکوم دارای پیشینه محکومیت تعلیقی است و مدت تعلیق مجازات منقضی نگردیده است، متصدی دفتر سجل قضائی محل صدور شناسنامه و در صورتی که محل صدور شناسنامه معلوم نباشد، اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی مکلف است مراتب را به دادستان مجری حکم اطلاع دهد تا در صورت لزوم نسبت به لغو حکم تعلیق مجازات اقدام نماید.
ماده 13 - به منظور اجرای مقررات این آئین نامه و حفظ و نگهداری پیشینه و اطلاعات مربوط به محکومان دادگاهها و تنظیم سجل قضائی و فهرست اسامی و مشخصات مشمولان عفو و تخفیف مجازات و سهولت انجام امور قضائی و اداری، اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی و دفاتر سجل قضائی مراکز استانها و شهرستانها، به تدریج به سیستم رایانه ای مجهز خواهندشد.
تبصره - برگهای سجل قضائی به ترتیب حروف الفبا و براساس حرف اول نام خانوادگی محکوم تنظیم می شود. برای اتباع کشورهای بیگانه برگ سجل قضائی جداگانه به ترتیب یادشده تنظیم می گردد.
ماده 14 - تمامی برگهای سجل قضائی باید به ترتیب تاریخ در پرونده نگاهداری گردد.
ماده 15 - نسبت به اتباع کشورهای بیگانه در صورت وجود قرارداد معاضدت قضایی، اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی باید رونوشتی از برگ شماره 1 را تهیه نموده و از طریق اداره کل امور حقوقی و اسناد و امور مترجمان قوه قضائیه و وزارت امور خارجه به کشور متبوع شخص محکوم ارسال دارد.
ماده 16 - درخواست تقاضاکننده برگ شماره 1 باید حاوی نکات زیر باشد:
1 - نام و نام خانوادگی، نام پدر شخص مورد درخواست؛
2 - تاریخ تولد، محل صدور شناسنامه و شماره آن و کدملی؛
3 - شماره گذرنامه برای اتباع بیگانه؛
ماده 17 - برگ شماره 1 به مقامات زیر در صورت تقاضای آنان داده می شود:
1 - شخص محکوم؛
2 - دادگاهها، دادسراها، اداره های تصفیه و بخشهای ستادی قوه قضائیه؛
3 - نیروی انتظامی؛
4 - نیروی مسلح جمهوری اسلامی ایران؛
5 - مراجع صلاحیتدار برای تعیین صلاحیت و رسیدگی به شکایات مربوط به انتخابات؛
6 - بنگاههای عام المنفعه؛
7 - اداره های دولتی به هنگام تقاضای استخدام اشخاص و تعقیب انضباطی و انتظامی کارمندان و قبول تقاضای مزایده و مناقصه و اجازه بازکردن مدارس غیردولتی و اعطای نشان و مدال؛
8 - تمامی مراجعی که براساس قانون مجاز به استعلام از پیشینه افراد می باشند.
ماده 18 - برگ شماره 2 همانند برگ شماره 1 است به جز نکات زیرکه در آن قید نمی شود:
1 - محکومیت هائی که در نتیجه عفو یا اعاده حیثیت زائل شده است؛
2 - محکومیت های تعلیقی قطعیت یافته در صورتی که محکوم در ظرف مدت تعلیق حکم، محکومیت قطعی جدیدی پیدا نکرده باشد؛ 3 - ورشکستگانی که به موجب حکم دادگاه بی تقصیر اعلام شده یا قرارداد ارفاقی آنان را دادگاه تصدیق کرده باشد؛
4 - محکومیت به بزه هائی که به علت قانونی ساقط شده باشد.
ماده 19 - درخواست کننده برگ سجل قضائی شماره 2 می تواند به دفاتر سجل قضائی مستقر در محل سکونت یا محل صدور شناسنامه مراجعه نماید.
تبصره 1 - در مواردی که محل صدور شناسنامه درخواست کننده معلوم نیست باید بطور انحصاری به اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی مراجعه شود.
تبصره 2 - درخواست کنندگان خارج از کشور از طریق نمایندگیهای جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت مراجعه می نمایند.
ماده 20 - با توجه به دسترسی به سوابق کیفری افراد از طریق شبکه سراسری رایانه بانک اطلاعات متمرکز پلیس آگاهی کشور و تسریع در صدور گواهی عدم سوء پیشینه، از این پس متقاضیان می توانند علاوه بر دادسرای محل صدور شناسنامه خود به سایر دادسراهای عمومی و انقلاب نیز مراجعه نمایند و این مراجع مجاز به صدور برگ گواهی مذکور و تسلیم آن به متقاضی می باشند.
ایرانیان مقیم خارج هم علاوه بر ترتیب بالا می توانند از طریق نمایندگی های جمهوری اسلامی ایران اقدام کنند. هزینه صدور گواهی عدم سوء پیشینه کیفری مطابق قانون خواهدبود. (اصلاحی بموجب اصلاحیه ماده 20 آیین نامه سجل قضایی)
ماده 21 - رئیس سازمان قضائی نیروهای مسلح یا یکی از معاونان او موظف است نسبت به احکام محکومیت دادگاههای نظامی تمامی استانها و شهرستانها برگ سجل قضایی شماره 1 را مطابق بند الف ماده 3 و ماده 9 در چهار نسخه تنظیم و یک نسخه را بایگانی نماید و سه نسخه دیگر را بطور مستقیم به اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی ارسال دارد. این اداره نیز نسخه اول آن را نگهداشته و نسخه دوم را به دفتر سجل قضائی محل صدور شناسنامه محکوم و نسخه سوم را به اداره کل تشخیص هویت ناجا ارسال می دارد. اگر محل صدور شناسنامه معلوم نباشد نسخه دوم نیز در اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی نگهداری خواهدشد.
ماده 22 - چنانچه متقاضی صدور گواهی عدم سوءپیشینه، محکومیت مؤثر کیفری نداشته باشد گواهی عدم سوءپیشینه صادر می شود. چنانچه مراجع ذکرشده در ماده 17 برگ شماره 1 را درخواست نمایند در اینصورت تمامی محکومیت ها صرفنظر از نوع آنها اعلام خواهدشد.
ماده 23 - به منظور بهره برداری از اطلاعات جمع آوری و ذخیره شده در اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی و دفاتر وابسته به آن در شهرستانها، این اداره کل مکلف است ضمن رعایت اسرار محکومان پس از تصویب رئیس قوه قضائیه و همکاری دانشکده های حقوق و مؤسسه های حقوق جزا و جرم شناسی و سازمانهای وابسته به قوه قضائیه و سایر نهادهای مربوط با بررسی و مطالعه مستخرجه ها و پرسش نامه های ارسالی از واحدهای اجرای احکام دادسراها نسبت به طبقه بندی جرائم ارتکابی از حیث نوع جرم، علل ارتکاب جرم، سن و جنسیت مجرمان، وضعیت خانوادگی و اقتصادی و تحصیلی آنان و نظایر آن، اقدام نموده و اطلاعات حاصل شده را به منظور اتخاذ تدابیر پیشگیرانه و مبارزه با علل یا عوامل ارتکاب جرم و تهیه و تدوین قوانین متناسب در اختیار قوه قضائیه و نهادهای دولتی و مؤسسه های مربوط بگذارد.
ماده 24 - هرگاه اشتباهی در تنظیم برگ سجل قضایی رخ دهد دادسرای تنظیم کننده برگ یا دادسرای محل صدور شناسنامه باید به اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی اطلاع دهد تا دایره سجل قضایی آن اداره اقدام به اصلاح آن نماید پس از اصلاح برگ اشتباه شده اداره کل عفو و بخشودگی و سجل قضایی به دادسرای تنظیم کننده برگ و دادسرای محل صدور شناسنامه دستور اصلاح برگهای بایگانی شده در آنجا را خواهد داد.
ماده 25 - این آئین نامه در 25 ماده و 7 تبصره در تاریخ 2/11/1384 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسیده است و مقررات پیشین از جمله آیین نامه مصوب 19/2/1321 ملغی است.
